Angielski dla pracowników administracji – jakie kompetencje są najważniejsze?

W administracji angielski najczęściej pojawia się przy bardzo konkretnych zadaniach: trzeba odpowiedzieć na wiadomość, potwierdzić termin, zebrać dane przez telefon albo wyjaśnić, jak uzupełnić dokument. Dlatego podczas nauki warto skupić się na języku, który rzeczywiście wraca w codziennej pracy, i dopasować zakres Business English do obowiązków danego stanowiska.

Jak pisać maile po angielsku, żeby sprawnie przekazywać informacje?

W korespondencji administracyjnej odbiorca powinien szybko zrozumieć, czego dotyczy wiadomość, czego od niego oczekujesz i do kiedy powinien odpowiedzieć. Przydaje się więc język prosty i precyzyjny, szczególnie przy dokumentach, terminach czy potwierdzeniach.

Przykładowo:

Could you please send us the signed form by 15 October? We need it to confirm your registration.

Czy mogą Państwo przesłać podpisany formularz do 15 października? Potrzebujemy go, aby potwierdzić rejestrację.

Znaczenie ma również ton wiadomości. Can you send me the file? będzie naturalne w kontakcie z dobrze znanym współpracownikiem. Przy pierwszej wiadomości do klienta bezpieczniej zabrzmi Could you please send me the file?

W administracji warto też uważać na daty, godziny i nazwy dokumentów. Przy współpracy międzynarodowej zapis 15 October jest czytelniejszy niż sama kombinacja cyfr, a przy spotkaniach z osobami z innych krajów dobrze od razu wskazać strefę czasową.

Co trzeba umieć podczas rozmowy telefonicznej po angielsku?

Odebranie telefonu, ustalenie sprawy, zanotowanie informacji i przekazanie jej dalej znacznie lepiej odtwarza realną sytuację z pracy. Dlatego warto dobrze znać zwroty, które pozwalają zatrzymać rozmowę i sprawdzić szczegół:

• Could you spell your surname, please? – Czy może Pan/Pani przeliterować nazwisko?
• Did you say thirteen or thirty? – Czy chodziło o trzynaście, czy trzydzieści?
• Let me read that back to you. – Odczytam podane informacje, żeby je potwierdzić.
• Could you briefly explain what the call is about? – Czy może Pan/Pani krótko powiedzieć, czego dotyczy rozmowa?

Jak pracować z dokumentami i wyjaśniać procedury po angielsku?

Pracownik administracji powinien umieć wychwycić w dokumencie najważniejsze informacje: wymagania, terminy i kolejne kroki. Czasem znaczenie jednego słowa zmienia sens całego zdania. Must wskazuje obowiązek, may może oznaczać możliwość lub pozwolenie, a no later than określa najpóźniejszy termin.

Słownictwo zależy od rodzaju obsługiwanych spraw. Często pojawiają się między innymi:

• invoice – faktura
• purchase order – zamówienie zakupu
• approval – zatwierdzenie
• application form – formularz wniosku
• supporting documents – dokumenty uzupełniające

Ważne też jest użycie ich w zdaniu:

Your application is complete, but we still need proof of payment before we can process it.

Wniosek jest kompletny, ale przed jego rozpatrzeniem potrzebujemy jeszcze potwierdzenia płatności.

Przy kontakcie z zagranicznym interesantem dochodzi jeszcze umiejętność wyjaśnienia procedury prostym językiem. Długi zakres instrukcji można podać w bardziej przystępny i jasny sposób:

Please complete sections A and B, sign the form and email it to our office.

Proszę wypełnić części A i B, podpisać formularz i przesłać go mailem do naszego biura.

W administracji publicznej pojawia się również terminologia właściwa dla urzędów i prowadzonych przez nie spraw. Ten obszar szerzej opisujemy w materiale o angielskim dla pracowników administracji publicznej i urzędów.

Jak przekazywać ustalenia i reagować na zmianę planów?

Organizacja spotkań wymaga sprawnego proponowania terminów, przesuwania ich i potwierdzania nowych ustaleń.

Would it be possible to move our meeting to Thursday at 10 a.m.?

Czy możemy przełożyć spotkanie na czwartek na godzinę 10.00 rano?

Przydają się też zwroty, które pozwalają zapowiedzieć kolejny krok bez zgadywania odpowiedzi:

I’ll check with the relevant department and get back to you tomorrow.

Sprawdzę to we właściwym dziale i odpowiem jutro.

Takie zdanie jest szczególnie użyteczne wtedy, gdy sprawa wymaga konsultacji z inną osobą albo działem.

Jak wybrać kurs angielskiego dla pracowników administracji?

Przed rozpoczęciem szkolenia warto zebrać przykłady sytuacji, które rzeczywiście sprawiają zespołowi trudność. Długie przygotowywanie maili, odkładanie rozmów telefonicznych czy problem z wyjaśnieniem treści dokumentu mówią o potrzebach pracowników znacznie więcej niż ogólne hasło „Business English”. Podczas zajęć z lektorem można pracować właśnie na takich przypadkach. Lektor może też wychwycić zbyt bezpośredni ton, brakujący szczegół czy zwrot, który brzmi poprawnie, ale w danym kontekście jest mało naturalny.

Jeżeli chcesz przygotować kurs angielskiego dla pracowników administracji, skontaktuj się z Effectiva i opowiedz, przy jakich zadaniach Twój zespół najczęściej potrzebuje angielskiego. Na tej podstawie można ustalić zakres szkolenia odpowiadający codziennym zadaniom pracowników.

FAQ

Jaki poziom angielskiego jest potrzebny do pracy w administracji?

Nie ma jednego poziomu angielskiego wymaganego na wszystkich stanowiskach administracyjnych. Potrzeby zależą od obowiązków – inne kompetencje wystarczą przy prostych mailach, a inne są potrzebne do prowadzenia rozmów czy wyjaśniania procedur. W praktyce liczy się więc nie tylko poziom CEFR, ale też to, jak swobodnie pracownik radzi sobie w typowych sytuacjach zawodowych.

Czy angielski dla administracji różni się od zwykłego Business English?

Tak. Angielski dla administracji częściej koncentruje się na korespondencji, dokumentach, procedurach, umawianiu terminów i przekazywaniu informacji. Klasyczny Business English może obejmować także negocjacje, prezentacje czy język sprzedaży, który w wielu stanowiskach administracyjnych nie będzie priorytetem.

Czy kurs angielskiego dla pracowników administracji można dopasować do konkretnego stanowiska?

Tak, i właśnie wtedy szkolenie jest najbardziej użyteczne. Innego języka potrzebuje osoba obsługująca zagranicznych klientów, innego pracownik sekretariatu, a jeszcze innego ktoś pracujący z dokumentacją lub administracją publiczną. Program można więc oprzeć na sytuacjach i słownictwie, które rzeczywiście pojawiają się w codziennej pracy zespołu.